ANTAS CONSULTING S.R.L.

Quanto costa realizzare un efficace ed efficiente Sistema di Gestione aziendale?

Occorre innanzi tutto distinguere i costi di certificazione da quelli di consulenza:

I costi di certificazione sono quelli relativi all'Ente di certificazione (che rilascia il certificato) e dipendono principalmente da 3 fattori:

- dimensione aziendale (n. di addetti dell'azienda);
- presenza o meno del processo di progettazione;
- complessità e numero di processi aziendali;

I costi di consulenza sono quelli relativi al consulente o alla società di consulenza che deve preparare l'azienda alla visita ispettiva dell'Ente e dipendono dai 3 fattori precedenti + un 4° fattore, quindi da:

- dimensione aziendale (n. di addetti dell'azienda);
- presenza o meno del processo di progettazione;
- complessità e numero di processi aziendali;
- disponibilità di personale aziendale che può affiancare il consulente o la società di consulenza;

Mentre i costi di certificazione sono abbastanza standardizzati (anche se esistono notevoli differenze di prezzo tra i vari Enti), i costi di consulenza dipendono soprattutto dall'impegno (in termini di giornate lavorative) che il consulente o la società di consulenza deve affrontare per rendere l'azienda-cliente conforme alle normative. Ovviamente maggiore è la disponibilità, la collaborazione ed il coinvolgimento da parte della direzione e del personale aziendale, minore sarà l'impegno del consulente e di conseguenza si abbasserà il costo per il cliente.

Il nostro studio, dopo aver valutato in via preliminare i tempi e la distanza dell'azienda dall'ottenimento della certificazione, prevede, per contenere i costi, un contratto standard all inclusive con un numero minimo di inteventi. Nello stesso contratto prevediamo inoltre la possibilità (se richiesto dall'azienda) di interventi supplementari nel caso sia necessario un supporto esterno più consistente.

Per le aziende già certificate, invece, diventa molto importante impostare correttamente e su corretti indicatori il miglioramento continuo. Molto spesso, infatti, se non vengono applicati correttamente i principi della efficiente ed efficace gestione, viene vanificato lo sforzo compiuto dall'azienda per certificarsi; inoltre gli investimenti fatti non producono gli effetti desiderati.

Il nostro studio prevede, per le aziende già certificate, un conveniente contratto di manutenzione annuale o triennale.

Come certificarsi?


Pre-requisito essenziale per chiedere la certificazione è avere implementato il sistema di gestione descritto nel manuale, nelle procedure e nelle istruzioni operative, conformemente a quanto richiesto dalle norme. Una volta che il sistema è avviato si inoltra domanda di certificazione ad un ente certificatore, che in genere richiede di prendere visione del manuale per determinarne la conformità alle prescrizioni dello standard. Se la documentazione presentata risulterà conforme l'ente richiederà di verificarne l'applicazione concreta in azienda tramite una visita ispettiva. Durante tale visita è possibile che gli ispettori segnalino incongruenze e anomalie (le cosiddette "non conformità"), il loro numero e la loro gravità possono pregiudicare il rilascio del certificato. Se il risultato della visita sarà positivo l'ente rilascerà il certificato (finalmente!), con l'obbligo di correggere eventuali non conformità riscontrate, pena il ritiro del certificato.

Perchè dovrei certificarmi visto che i miei prodotti/servizi sono ottimi?


Perché anche se il prodotto è eccellente, dalla certificazione si ottengono comunque dei vantaggi. Innanzitutto, è un modo per migliorare la propria immagine sul mercato. Il cliente si sente tutelato con l'acquisto di prodotti di aziende certificate perché sa che questi prodotti non sono stati ottenuti per puro caso, ma sono il risultato di un'accurata progettazione e di rigorose procedure di produzione (comprendenti anche controlli in-process e finali). La garanzia che dovrebbe dare la certificazione ISO 9000 è che le caratteristiche peculiari del prodotto non peggioreranno nelle produzioni future, ma rimarranno costanti o miglioreranno. Poi, c'è l'enorme vantaggio per l'azienda stessa perché la certificazione offre l'opportunità di rivedere l'intera organizzazione ponendo particolare attenzione al ruolo dei processi aziendali. Tra i principali vantaggi vi sono: riduzione delle non conformità di prodotto e di processo miglioramento nella capacità di previsione dei costi uniformità nelle procedure di svolgimento del lavoro persone diverse svolgono la stessa attività nello stesso modo enfasi alla risoluzione dei problemi andando sempre alla radice (causa scatenante) focalizzarsi nel fare bene le cose giuste la prima volta migliorare il marketing e l'immagine dell'azienda.

Quanto tempo ci vuole per certificarsi?


Il tempo necessario ad un'azienda per ottenere la certificazione cambia in relazione alla complessità e dimensione dell'azienda e alla "lontananza" del sistema di gestione in vigore da quanto è richiesto dalle ISO 9000. I tempi mediamente si aggirano intorno a 4-8 mesi, ma molto dipende dalla priorità che viene data all'ottenimento della certificazione e alla effettiva implementazione del sistema. È chiaro che adottare un sistema "pre-confezionato" richiede tempi inferiori, ferme restando le difficoltà successive per il mantenimento nel tempo di quanto indicato nella documentazione.

Chi può certificare?


Per certificare è sufficiente essere un ente terzo indipendente.

Esiste un elenco degli enti certificatori?


Sì, il SINCERT pubblica nel suo sito Internet l'elenco degli organismi accreditati specificando per quale settore possono rilasciare la certificazione e riconosciuti nell'ambito EA.

Cos'è il Sincert?


Il SINCERT (Sistema Nazionale per l'Accreditamento degli Organismi di Certificazione) è un'associazione senza fini di lucro che si occupa dell'accreditamento di Organismi di certificazione di prodotti, di sistemi qualità, sistemi di gestione ambientale e di personale e degli Organismi di ispezione. Il SINCERT attraverso l'accreditamento garantisce che gli enti operino in conformità alle norme della serie UNI CEI EN 45000 secondo principi di serietà, correttezza, professionalità e trasparenza. Il SINCERT è il riferimento per l'Italia, all'estero vi sono altre associazioni con finalità analoghe.

Un ente certificatore può non essere accreditato Sincert e rilasciare ugualmente certificazioni ISO 9000 e ISO 14000?


Sì, l'accreditamento SINCERT è volontario.

Le norme ISO sono obbligatorie?


No, tutti gli standard ISO sono volontari.

Come mai ci sono aziende che si certificano in pochi mesi ed altre che impiegano anni? Come mai nei preventivi che ho ricevuto ci sono notevoli differenze di prezzo?


Allo stato attuale delle cose ci sono due modi di considerare la qualità da parte delle aziende: a) Aziende orientate alla qualità: "la qualità è uno strumento utile per migliorare efficacia ed efficienza delle attività aziendali. Il sistema qualità deve essere costruito ad hoc per l'azienda". b) Aziende orientate alla certificazione: "la certificazione di qualità è necessaria per lavorare, ma del resto completamente inutile. Il sistema qualità deve esistere, ma deve interferire il meno possibile nelle attività quotidiane". Nel caso a) l'azienda ci impiega 8-12 mesi per progettare, implementare e mantenere attivo un sistema qualità perché questo è presente in tutte le attività che sono svolte, a tutti i livelli. La consulenza a soddisfare le aziende orientate alla qualità presenta costi più elevati poiché si deve capire la realtà in cui si deve operare e dedicare molte ore per implementare ed adattare un sistema qualità alle reali esigenze aziendali. Un sistema costruito secondo questi principi consente di ottenere dati utilizzabili per il miglioramento di tutte le attività aziendali ed avere maggiore efficienza interna. Nel caso b) l'obiettivo è estraneo alla qualità, l'azienda intende minimizzare le risorse impiegate per ottenere la certificazione, quindi spesso il sistema è artefatto, sostanzialmente indipendente dalle reali attività aziendali. In occasione delle visite ispettive si provvede a sbrigare tutte le formalità richieste dal sistema per poter mantenere la certificazione, ma nulla più.

Cos'è ISO 9000?


ISO 9000 non è uno standard di prodotto, ma uno standard di sistema qualità che riguarda cioè la Gestione Aziendale, ovvero la sua organizzazione. Ciò significa che la sua applicazione non si focalizza sul prodotto o sul servizio di per sé, ma sui processi che li generano; è un livello superiore se raffrontato con la capacità di rispettare determinate specifiche di prodotto/servizio. L'adozione dei requisiti delle norme ISO serie 9000 garantisce il cliente non solo sul fatto che gli verrà fornito quanto concordato (rispetto delle specifiche, dei tempi, etc…), ma anche che questa capacità è garantita nel tempo in quanto l'azienda fornitrice dispone di una organizzazione improntata all'efficacia ed all'efficienza. Impostazione di un Sistema di Gestione per la Qualità. Purtroppo il termine "Qualità" può essere fuorviante per la comprensione di cosa comporti avviare un progetto in tale ambito, perché non sempre viene recepito come un Sistema Gestionale; di conseguenza le Norme della serie UNI EN ISO 9000 sono raramente considerate uno "strumento di organizzazione aziendale" che suggeriscono un percorso per una revisione dell'attuale assetto organizzativo, secondo principi ben definiti.

Cos'è ISO 14000?


ISO 14000 è un'insieme di norme volontarie rivolte alla gestione ambientale. Le prime norme di questa serie sono state emanate nel 1996. La più nota di tutte e la più utilizzata è la ISO 14001, che definisce i requisiti di Un "Sistema di Gestione Ambientale (EMS - Environmental Management System)" attraverso il quale un'organizzazione può stabilire e raggiungere i propri obiettivi ambientali ed economici. Il fondamento della ISO 14001 è il processo di miglioramento continuo. Secondo questa norma, l'organizzazione (che può essere un'azienda) deve, tra l'altro, stabilire obiettivi di miglioramento delle proprie performances ambientali.